Montar um kit home office é essencial para gestores e colaboradores preocupados em manter a produtividade em casa. Principalmente nesse período de isolamento social devido à pandemia de coronavírus, pequenas empresas precisam adotar ferramentas digitais que possibilitam o trabalho remoto para não sentir um impacto tão grande nos processos internos. Para ajudar, preparamos um checklist completo para montar o seu kit home office. Há ferramentas úteis tanto para gestores quanto para colaboradores.
Adote as dicas a seguir para facilitar a rotina no home office.
Kit home office para pequenas empresas (para o gestor)
Para trabalhar em casa com o máximo de produtividade possível, o recomendado é adotar uma série de ferramentas de gestão de tarefas e comunicação remota com a equipe.
Descubra as principais ferramentas para montar um kit home office para o gestor.
-Sistema de gestão de tarefas Um item que não pode ficar de fora é o sistema de gestão de tarefas. Com uma plataforma com essa finalidade, é possível criar listas de tarefas, indicar o status de cada uma, compartilhar projetos em equipe, enviar documentos e conversar por chat. Desse modo, todas as atividades dos colaboradores ficam centralizadas, e o gestor acompanha o desenvolvimento dos projetos. Algumas opções interessantes são as plataformas Trello, Monday.com, Asana e Basecamp.
-Software de videoconferência Você não precisa cancelar reuniões com a equipe e parceiros de negócio por trabalhar de forma remota. Atualmente, há disponíveis diversos softwares online de videoconferência. De modo geral, eles têm funcionalidades básicas e versões pagas mais completas, que permitem fazer reuniões com um número maior de pessoas. Então, a escolha depende da sua necessidade ao fazer as videoconferências. Entre as plataformas disponíveis, ganham destaque o Google Hangouts, o Skype e o Zoom.
-Armazenamento na nuvem O armazenamento em nuvem é um sistema que não vale só para o home office: ele deveria ser adotado independentemente disso. Com esse sistema, todos os documentos, dados e planilhas do negócio ficam armazenados em bancos digitais. Assim, você pode acessar as informações de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet. Outra vantagem é a segurança no armazenamento: com a nuvem, é impossível perder arquivos importantes. Opções que você pode usar gratuitamente são o Google Drive e o Dropbox.
-Planilhas na nuvem Conforme você acabou de descobrir, o armazenamento em nuvem é indispensável. Aqui a dica é dar atenção especial às planilhas na nuvem. Afinal, nesse tipo de arquivo, ficam concentradas informações relevantes, desde dados sobre orçamento a dados de clientes e relativos ao fluxo de trabalho. Além de acessar as planilhas de qualquer lugar, você não precisa se preocupar em salvar as versões mais recentes e pode controlar todas as alterações feitas por colaboradores com acesso a elas. O Google Drive e o OneDrive, da Microsoft, oferecem planilhas em nuvem.
-Software de gestão de equipes Gerir equipes de forma remota é um desafio recorrente entre os gestores, mas é possível superá-lo com o uso de softwares. Soluções como o Runrun.it, por exemplo, permitem gerenciar os projetos da empresa e acompanhar o fluxo de trabalho da equipe. Além disso, esse tipo de software geralmente permite delegar tarefas, definir responsabilidades, acompanhar o status das tarefas, monitorar prazos e verificar métricas de desempenho dos colaboradores.
-Plataforma de gestão financeira A necessidade de home office somada aos impactos econômicos da crise de coronavírus demandam que o gestor dê foco para a gestão financeira e controle de orçamento. Só assim é possível minimizar as consequências negativas para o negócio. Nesse desafio, dispor de uma plataforma é imprescindível. Os sistemas de gestão financeira, como o da Conta Azul, permitem automatizar tarefas, eliminar erros e acessar relatórios completos para avaliar a saúde financeira da empresa.
-Sistema para escanear documentos Outra ferramenta útil são os aplicativos para escanear documentos, como o CamScanner. Com ele, você pode digitalizar documentos, tirando foto da versão impressa com a câmera do celular. Depois, ainda dá para incluir assinatura ou marca d'água e enviar cópias para colaboradores e clientes.
-Software de assinaturas digitais Caneta, papel, impressora e scanner talvez não façam mais parte da sua rotina. Mas, para assinar um novo contrato, você até abre uma exceção, não é mesmo? Pelo menos, até descobrir a facilidade que é contar com um software de assinaturas digitais. Acredite: você não vai se arrepender. Há várias opções no mercado, como DocuSign e D4Sign.
Kit home office para pequenas empresas (para o colaborador) Os colaboradores também precisam montar um kit home office para manter a produtividade em casa e realizar todas as suas demandas.
Por isso, selecionamos abaixo as principais ferramentas para o colaborador no trabalho remoto. Confira:
-Software com método pomodoro Pomodoro é um método de produtividade em que se criam blocos de trabalho intercalados com períodos de descanso. Basicamente, você trabalha por 25 minutos com foco total e faz 5 minutos para descansar. Cada ciclo desses é repetido por quatro vezes, quando você pode fazer um intervalo de 30 minutos. Depois, basta recomeçar o ciclo. É um método simples de aplicar, e alguns softwares e aplicativos ajudam a controlar o tempo e cada pomodoro. É o caso das plataformas KanbanFlow e Tomato Timer.
-Sistema de organização de tarefas Organizar as tarefas é essencial para não comprometer a rotina no home office. Aqui são válidas as mesmas plataformas mencionadas para o gestor: Trello, Monday.com, Asana e Basecamp. A escolha da plataforma varia conforme as funcionalidades que você considera mais relevantes. O Trello, por exemplo, utiliza o método Kanban, que organiza as tarefas conforme o status.
-Ferramentas de criação de conteúdo na nuvem Para o colaborador, trabalhar na nuvem também é importante. Google Drive ou OneDrive são ferramentas básicas recomendadas para lidar com os diversos tipos de arquivos e compartilhar documentos com a equipe. Mas é possível encontrar ferramentas para criar conteúdo na nuvem para profissionais de diferentes áreas. Por exemplo: para criar artes para redes sociais, uma plataforma simples e intuitiva é o Canva. Já para descobrir assuntos em alta, o Google Trends e o Ubersuggest são boas opções.
-Software de comunicação corporativa O Slack até surgiu como uma espécie de chat para empresas, mas a ferramenta ganhou cada vez mais recursos e relevância — até se tornar uma queridinha das startups. Hoje é um sistema que centraliza a comunicação das organizações e integra uma porção de apps. Se você ainda não conhece, vale muito a pena experimentar.
-Streaming de música para concentração Manter a concentração no home office pode ser um desafio para quem não está acostumado com esse modelo de trabalho. Então, uma solução é recorrer a plataformas de streaming de música, como o Spotify, para escutar uma trilha sonora capaz de elevar o foco. A dica é optar por músicas instrumentais. Agora você já pode montar um kit home office completo para aumentar a produtividade.